Πώς λειτουργεί το REDACT

Το REDACT είναι εφαρμογή για Windows που βοηθά στον εντοπισμό και την απόκρυψη ευαίσθητων προσωπικών δεδομένων από PDF έγγραφα. Όλη η επεξεργασία γίνεται αποκλειστικά στον υπολογιστή σας — κανένα αρχείο δεν αποστέλλεται πουθενά.

Κατάλληλο για: δικηγόρους, συμβολαιογράφους, λογιστές, μηχανικούς και κάθε επαγγελματία που χειρίζεται έγγραφα με ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα.

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Η αυτόματη ανίχνευση καλύπτει τα περισσότερα ευαίσθητα δεδομένα. Συνιστάται πάντα ο έλεγχος των ευρημάτων πριν από την απόκρυψη και η επαλήθευση του προστατευμένου αρχείου πριν από την κοινοποίησή του.

Απαιτήσεις συστήματος

Σημειώσεις

• ✓ Δεν απαιτείται εγκατάσταση πρόσθετου λογισμικού — όλα περιλαμβάνονται
• ✓ Σύνδεση απαιτείται για την αρχική ενεργοποίηση και για περιοδική επαλήθευση της άδειας, έως μία φορά κάθε 30 ημέρες (ισχύει για την πλήρη άδεια· για τη δοκιμαστική χρήση δείτε την ενότητα Ενεργοποίηση). Η επεξεργασία των εγγράφων παραμένει τοπική. Δεν αποστέλλεται κανένα περιεχόμενο εγγράφου.
• ✓ Δεν υποστηρίζονται Windows 7/8 και 32-bit συστήματα
• ✓ Ορισμένοι επεξεργαστές Intel Pentium, Celeron ή Atom δεν υποστηρίζουν AVX2 και ενδέχεται να μην είναι συμβατοί, ακόμη και αν είναι νεότερα μοντέλα.

Βήματα εγκατάστασης

• ✓ Κατεβάστε τον installer του REDACT από την επίσημη σελίδα λήψης.
• ✓ Κάντε διπλό κλικ στον installer και επιβεβαιώστε το μήνυμα ελέγχου λογαριασμού χρήστη (UAC) των Windows. Ο installer του REDACT είναι ψηφιακά υπογεγραμμένος. Κατά την εγκατάσταση, τα Windows εμφανίζουν ως εκδότη την ORAKON.
• ✓ Ακολουθήστε τον οδηγό εγκατάστασης (Next → Next → Install → Finish).
• ✓ Μετά την εγκατάσταση, κάντε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε PDF και επιλέξτε "Redact PDF".

Κατά την πρώτη εκκίνηση εμφανίζεται το παράθυρο Όρων Χρήσης:

Αν δεν αποδεχτείτε, η εφαρμογή κλείνει. Το παράθυρο δεν εμφανίζεται ξανά στις επόμενες εκκινήσεις.

Μετά την αποδοχή του EULA, εμφανίζεται το παράθυρο “Ενεργοποίηση RedactApp”. Από εκεί μπορείτε να ενεργοποιήσετε πλήρη άδεια ή να ξεκινήσετε δοκιμαστική χρήση.

Πλήρης άδεια

• ✓ Στο παράθυρο ενεργοποίησης, εισάγετε τον κωδικό άδειας (RDCT-XXXX-XXXX-XXXX-XXXX).
• ✓ Πατήστε "Ενεργοποίηση".
• ✓ Μετά την επιτυχή ενεργοποίηση, ανοίγει το κύριο παράθυρο.

Δοκιμαστική χρήση

Αν δεν διαθέτετε ακόμη πλήρη άδεια, μπορείτε από το ίδιο παράθυρο ενεργοποίησης να ξεκινήσετε δοκιμαστική χρήση με τη διεύθυνση email σας, χωρίς κάρτα ή αγορά.

Η δοκιμή περιλαμβάνει: έως 2 αρχεία συνολικά, έως 10 σελίδες ανά αρχείο, για 14 ημέρες.

Η εφαρμογή εμφανίζει την κατάσταση της δοκιμής στο κύριο παράθυρο. Μπορείτε οποιαδήποτε στιγμή να ενεργοποιήσετε πλήρη άδεια με έγκυρο license key.

Η δοκιμή απαιτεί σύνδεση στο internet για την ενεργοποίηση και πριν από την επεξεργασία κάθε εγγράφου. Τα έγγραφά σας δεν αποστέλλονται ποτέ — η επεξεργασία γίνεται εξ ολοκλήρου στον υπολογιστή σας.

Τα PDF ανοίγουν στο REDACT μέσω της ενσωμάτωσης στο μενού δεξιού κλικ των Windows ή σύροντάς τα πάνω στην εφαρμογή.

Πριν από την Ανάλυση, επιλέξτε τις κατηγορίες που θέλετε να ανιχνευτούν. Η προεπιλογή είναι το σύνολο “Προτεινόμενα για AI”, μια επιλογή κατηγοριών για έγγραφα που πρόκειται να δοθούν σε εργαλεία AI.

Πάνω από τις κατηγορίες υπάρχουν τρία κουμπιά γρήγορης επιλογής: “Όλα” τσεκάρει όλες τις κατηγορίες, “Προτεινόμενα για AI” επαναφέρει το προτεινόμενο σύνολο και “Κανένα” ξετσεκάρει όλες τις κατηγορίες. Μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε τις κατηγορίες τσεκάροντας ή ξετσεκάροντας όποιες χρειάζεστε. Ποιες κατηγορίες περιλαμβάνει το προτεινόμενο σύνολο φαίνεται στην εφαρμογή, όπου εμφανίζονται τσεκαρισμένες.

Διαθέσιμες κατηγορίες

Σημείωση για σφραγίδες: Τα προσωπικά δεδομένα που περιέχουν οι σφραγίδες (ΑΦΜ, τηλέφωνο, όνομα, αριθμός μητρώου) ανιχνεύονται αυτόματα με τα αντίστοιχα checkboxes. Το «Σφραγίδα/Λογότυπο» καλύπτει ολόκληρη την εικόνα μόνο σε ψηφιακά PDF.

Αν αλλάξετε τις κατηγορίες μετά από μια ανάλυση, τα ευρήματα δεν αντιστοιχούν πλέον στις επιλογές σας και χρειάζεται “Επανάληψη ανάλυσης” πριν από την εξαγωγή.

Βήματα

• ✓ Επιλέξτε τις κατηγορίες δεδομένων (προεπιλογή: «Προτεινόμενα για AI»).
• ✓ Πατήστε "Ανάλυση".
• ✓ Όσο εκτελείται η ανάλυση, το κουμπί γίνεται "Ακύρωση ανάλυσης".

Πώς γίνεται η ανάλυση

Η ανάλυση αξιοποιεί το διαθέσιμο κείμενο του PDF και, όπου απαιτείται, τοπικό OCR για σαρωμένο ή δυσανάγνωστο περιεχόμενο. Η διαδικασία γίνεται αυτόματα και δεν απαιτεί αποστολή του εγγράφου σε cloud υπηρεσία.

Ακύρωση ανάλυσης

Μπορείτε να διακόψετε την ανάλυση με “Ακύρωση ανάλυσης”. Τα αποτελέσματα μιας ακυρωμένης ανάλυσης είναι ελλιπή και δεν χρησιμοποιούνται για εξαγωγή — για να συνεχίσετε, εκτελέστε ξανά την ανάλυση.

Επανάληψη ανάλυσης

Αν αλλάξετε κατηγορίες ή άλλες επιλογές μετά την ανάλυση, τα ευρήματα παύουν να αντιστοιχούν στις τρέχουσες επιλογές σας. Σε αυτή την περίπτωση εμφανίζεται “Επανάληψη ανάλυσης” και η εξαγωγή παραμένει μη διαθέσιμη μέχρι να ολοκληρωθεί νέα ανάλυση.

Λίστα ευρημάτων

Κάθε εύρημα της ανάλυσης μπορείτε να το επιβεβαιώσετε ή να το απορρίψετε (π.χ. αν πρόκειται για λανθασμένη ανίχνευση). Τα απορριφθέντα ευρήματα δεν περιλαμβάνονται στην απόκρυψη.

Η επιβεβαίωση ή απόρριψη ευρημάτων είναι ξεχωριστή από την ίδια την απόκρυψη: η απόκρυψη εφαρμόζεται μόνο όταν επιλέξετε “Απόκρυψη όλων & Export” και μία από τις διαδρομές εξαγωγής (ενότητα 10).

Αν κατά τον έλεγχο ευρημάτων διαπιστώσετε ότι συγκεκριμένη λέξη ή φράση δεν έχει εντοπιστεί αυτόματα, μπορείτε να τη δηλώσετε στο πεδίο “Επιπλέον λέξεις/ονόματα για αυτή την εκτέλεση” και να εκτελέσετε ξανά την Ανάλυση, ώστε να αναζητηθούν οι εμφανίσεις της στο έγγραφο.

Τσεκάρετε “Αποθήκευση στη μόνιμη λίστα” ώστε η λέξη να εμφανίζεται αυτόματα και στις επόμενες εκτελέσεις. Το κουμπί “✕ Εκκαθάριση” διαγράφει όλες τις αποθηκευμένες λέξεις.

Μετά την ανάλυση, η “Προβολή αρχικού εγγράφου και ευρημάτων” ανοίγει το αρχικό PDF μαζί με τα ευρήματα της ανάλυσης. Εκεί γίνεται ο έλεγχος ευρημάτων: βλέπετε κάθε εύρημα στη θέση του μέσα στη σελίδα, πριν από την απόκρυψη.

Η προβολή αυτή αφορά πάντα το αρχικό έγγραφο και τα ευρήματα της ανάλυσης — όχι το προστατευμένο αρχείο. Για το προστατευμένο αρχείο χρησιμοποιούνται οι ενέργειες της ενότητας 10.

Οπτική επιβεβαίωση: πριν από την απόκρυψη, ελέγξτε ότι τα ευρήματα καλύπτουν όσα πρέπει να αποκρυφθούν και ότι δεν περιλαμβάνονται στοιχεία που πρέπει να παραμείνουν ορατά.

Απόκρυψη όλων & Export

Όταν η ανάλυση έχει ολοκληρωθεί και αντιστοιχεί στις τρέχουσες επιλογές σας, πατήστε “Απόκρυψη όλων & Export”. Εμφανίζονται δύο επιλογές εξαγωγής:

Μετά από γρήγορη εξαγωγή

Η εφαρμογή ενημερώνει ότι “Το προστατευμένο αρχείο αποθηκεύτηκε” και σας δίνει την επιλογή “Άνοιγμα προστατευμένου αρχείου”. Σε αυτό το σημείο δεν εκτελείται ο πρόσθετος τελικός έλεγχος. Αν θέλετε να επαληθεύσετε το αρχείο αργότερα, επιστρέφετε στο αρχικό περιβάλλον και εκτελείτε “Επαλήθευση αρχείου”.

Επαλήθευση αρχείου

Η “Επαλήθευση αρχείου” ελέγχει το πιο πρόσφατο προστατευμένο αρχείο για πιθανά υπολείμματα προσωπικών δεδομένων. Εκτελείται αυτόματα στην “Εξαγωγή με επαλήθευση” και είναι επίσης διαθέσιμη από το αρχικό περιβάλλον μετά από “Γρήγορη εξαγωγή”.

Αποτέλεσμα επαλήθευσης

Μόλις ολοκληρωθεί η επαλήθευση, η εφαρμογή εμφανίζει το αποτέλεσμα. Με “Προβολή ευρημάτων” βλέπετε όσα σημεία του προστατευμένου αρχείου χρειάζονται προσοχή και, με “Διόρθωση ευρήματος”, μπορείτε να τα διορθώσετε πάνω στο προστατευμένο αρχείο. Η επαλήθευση αποτελεί επιπλέον επίπεδο ελέγχου και δεν υποκαθιστά τον ανθρώπινο έλεγχο πριν από την κοινοποίηση.

Αρχείο σύνοψης

Δημιουργείται αυτόματα το αρχείο _review_summary.txt με:

• ✓ Ημερομηνία και ώρα εξαγωγής.
• ✓ Συνολικό αριθμό ευρημάτων ανά κατηγορία.
• ✓ Αποτέλεσμα της επαλήθευσης αρχείου (εφόσον εκτελέστηκε).
• ✓ Επιβεβαίωση ελέγχου από τον χρήστη.

Αρχικό έγγραφο ή προστατευμένο αρχείο;

• ✓ Προβολή αρχικού εγγράφου και ευρημάτων — το αρχικό PDF με τα ευρήματα της ανάλυσης, για έλεγχο πριν από την απόκρυψη.
• ✓ Άνοιγμα προστατευμένου αρχείου — ανοίγει το πιο πρόσφατο προστατευμένο αρχείο.
• ✓ Επαλήθευση αρχείου — ελέγχει το πιο πρόσφατο προστατευμένο αρχείο.
• ✓ Προβολή ευρημάτων — εμφανίζει όσα εντόπισε η επαλήθευση στο πιο πρόσφατο προστατευμένο αρχείο.
• ✓ Διόρθωση ευρήματος — διορθώνει εύρημα της επαλήθευσης πάνω στο προστατευμένο αρχείο.

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Η απόκρυψη στο προστατευμένο αρχείο είναι μόνιμη και μη αναστρέψιμη. Κρατάτε πάντα αντίγραφο του πρωτότυπου αρχείου.

Σύνδεση απαιτείται για την αρχική ενεργοποίηση και για περιοδική επαλήθευση της άδειας, έως μία φορά κάθε 30 ημέρες (πλήρης άδεια). Η επεξεργασία των εγγράφων παραμένει τοπική — δεν αποστέλλεται κανένα περιεχόμενο εγγράφου.

Καμία αυτοματοποιημένη ανίχνευση δεν μπορεί να εγγυηθεί ότι θα εντοπίσει όλα τα προσωπικά ή ευαίσθητα δεδομένα. Η ποιότητα του OCR, η μορφή του PDF, χειρόγραφες σημειώσεις, σφραγίδες, εικόνες και ασυνήθιστες διατάξεις μπορεί να επηρεάσουν το αποτέλεσμα. Πριν από κάθε κοινοποίηση, απαιτείται ανθρώπινος έλεγχος.

Για οποιοδήποτε ζήτημα, επικοινωνήστε στο info@redact.gr.

Στο email σας συμπεριλάβετε:

• ✓ Έκδοση εφαρμογής.
• ✓ Έκδοση Windows.
• ✓ Σύντομη περιγραφή του προβλήματος.

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Μην αποστέλλετε ευαίσθητα έγγραφα μέσω email.